Toplantıya, Azerbaycan Cumhuriyeti Diaspora İşlerinden Sorumlu Devlet Komitesi Başkanı Fuad Muradov, aynı Komitenin Başkan Birinci Yardımcısı Valeh Hajiyev, Türkiye Cumhuriyeti’nin Azerbaycan Büyükelçisi Erkan Özaral, Türkiye Cumhuriyeti Yurtdışı Türkler ve Akraba Toplulukları (YTB) Başkan Yardımcısı Abdulhadi Turus, Kazakistan Cumhuriyeti Sosyal Kalkınma Bakanlığı Diaspora ile iletişimden sorumlu Kamu İzin Komitesi ve Etkileşim Ofisi Başkanı Meiram Imanbayev, Kırgız Cumhuriyeti Devlet Göç Hizmetleri Temsilcisi Galieva Jarkhinay, Üye Devletlerden ilgili uzmanların yanı sıra, Bakü`deki Üye Devletlerin Elçiliklerinin temsilcileri ve TürkPA, Türk Kültür ve Miras Vakfı ve TİKA ofisi temsilcileri de toplantıya katılmıştır. Toplantılar, Türk Konseyi Genel Sekreter Yardımcısı Dr. Ömer Kocaman tarafından yönetilmiştir.
Genel Sekreter Yardımcısı Dr. Ömer Kocaman, toplantıların Üye Devletlerin diaspora kurumları arasındaki deneyim alışverişi ve karşılıklı işbirliğinin daha da geliştirilmesinin yanısıra, 8 Kasım 2018 tarihinde Ankara`da düzenlenmiş olan Türk Konseyi Diaspora İşlerinden Sorumlu Bakanlar /Kurum Başkanlarının Üçüncü Toplantısının kararlarının uygulanması açısından da önemini vurgulamıştır.
Azerbaycan Cumhuriyeti Diaspora İşlerinden Sorumlu Devlet Komitesi Başkanı Fuad Muradov, Mustafa Kemal Atatürk ve Haydar Aliyev`in tarihsel rollerinin altını çizerek, Türk dili konuşan ülkeler arasındaki yakınlığın fikri önemine değinmişitir. Bu toplantının, Türkçe konuşan diasporalar arasındaki işbirliğinin daha da güçlendirilmesine katkıda bulunacağına duyduğu inancıi dile getiren Komite Başkanı ayrıca ortak eylemlerin önemini vurgulamış ve katılımcılara Hocalı soykırımının yaklaşmakta olan yıldönümünü hatırlatmıştır. Her yıl Hocalı kurbanlarının tüm dünyada, özellikle de Türk dili konuşan ülkelerde anıldığını ve bu tür etkinliklerin ortaklaşa düzenlenmesinin önemini vurgulamıştır.
Azerbaycan Diaspora İşlerinden Sorumlu Devlet Komitesi ve Yurtdışı Türkler ve Akraba Toplulukları Başkanlığı (YTB) temsilcileri, kurumlarının yasal dayanakları, kurumsal yapıları, kendi ülkelerindeki ve yurtdışındaki faaliyetleri hakkında bilgiler içeren birer sunum yaparak Kazak ve Kırgız mevkidaşları ile deneyimlerini paylaşmışlardır. Taraflar, kurumsal deneyimlerini ayrıntılı olarak soru ve cevap bölümünde ele almışlar ve teşkilat yapıları hakkında birtakım bilgi ve belge alışverişi konusunda mutabık kalmışlardır.
Temas Grubu toplantısında, heyetler, Almanya ve ABD`deki Türk dili konuşan diasporalar için Kapasite Geliştirme Eğitiminin hazırlığı, Nevruz`un ortaklaşa kutlaması, Türk Konseyi Diaspora İşlerinden Sorumlu Bakanlar /Kurum Başkanlarının Üçüncü Toplantısının mahiyeti, diaspora gençliğinin Kazakistan`ın Zerendy kentinde düzenlenecek 4. Türk Konseyi Uluslararası Gençlik Kampına katılımı ve diğer ortak çıkarlara ilişkin konuları ele almışlardır.
8 Kasım`da Ankara`da toplanan Türk Konseyi Diaspora İşlerinden Sorumlu Bakanlar /Kurum Başkanlarının Üçüncü Toplantısı marjında Azerbaycan Diaspora İşlerinden Sorumlu Devlet Komitesi ile Yurtdışı Türkler ve Akraba Toplulukları Başkanlığı (YTB) arasında imzalanan Mutabakat Zaptı uyarınca Taraflar, programın ikinci gününde işbirliği ve koordinasyonu geliştirmek için modaliteler üzerinde çalışmak üzere ilk ortak Çalışma Grubu toplantısını düzenlemişlerdir.
Toplantıda Proje Direktörleri Ali Çiviler ve Ceyhun Shahverdiyev de hazır bulunmuştur.
